Sei lavoratori su dieci ritengono che il maggior ostacolo al proprio sviluppo personale e professionale sia rappresentano dalla mancanza di tempo per dedicarsi a ciò che vorrebbero. Il dato viene da un’indagine condotta durante la pandemia dalla società di consulenza delle risorse umane Cornerstone. È infatti esperienza comune sentire di non avere mai tempo per dedicarci ai nostri hobby, per stare con la famiglia o gli amici o per lavorare in modo più sereno. Ecco qualche consiglio per… avere più tempo.

1. Occhio alle liste delle cose da fare

Organizzare il nostro tempo è importante, tuttavia fare liste di impegni e attività da portare a termine non è sempre una buona idea: può farci credere di avere tutto sotto controllo e non ci permette di gestire gli imprevisti. Un trucco è quello dei due elenchi. Mettiamo i nostri impegni in un elenco “aperto” e in uno “chiuso”: «L’elenco aperto contiene tutto ciò che avete in sospeso e senza alcun dubbio sarà infinito», scrive Oliver Burkeman nel suo recente Come fare per avere più tempo? (Vallardi). «Servirà ad alimentare quello chiuso, con un massimo di dieci voci alla volta». Solo quest’ultimo è l’elenco da seguire, quello operativo. La regola è che non si può aggiungere una nuova attività dall’elenco chiuso finché non se ne è completata un’altra. Usare due liste consente di discernere tra attività importanti e urgenti (elenco chiuso) e tutte le altre che invece possono essere lasciate in “lista d’attesa”.

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2. Stabiliamo delle priorità

Impariamo a scegliere cosa è veramente importante e lasciamo da parte il resto. Un trucco è quello della “scala senza un gradino” che consiste nello stabilire quanto teniamo davvero a ciascuna attività che vogliamo svolgere indicandola su una scala da 0 a 10. Ma attenzione: non possiamo usare il 7. «Se pensi che un progetto meriti un 7», spiega il formatore Andrea Giuliodori in un saggio su Psicologia Contemporanea, «ripensaci meglio e scegli se dargli un 6 o un 8. Tendiamo infatti a intasare la nostra vita di “non si sa mai, magari potrebbe essermi utile”, cioè di impegni che non si meritano sicuramente un 10, ma che preferiamo caricarci sulle spalle per paura di perdere un treno importante». Porre le attività su un livello medio di importanza ci spinge a riempire la giornata di tante cose che riteniamo tutte ugualmente importanti quando magari non lo sono. Una volta stilata la graduatoria, iniziamo a eseguire solo l’attività più importante: «Quando ci sentiamo ansiosi a causa di troppe responsabilità o ambizioni siamo tentati di iniziare tutto insieme, ma in questo modo faremo pochi progressi», scrive Burkeman: «concentratevi su un solo grande progetto alla volta».

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3. Impariamo a delegare

Non c’è oggettivamente tempo per fare tutto, quindi qualche attività o compito dovrà essere per forza posticipato, eliminato oppure delegato ad altri. Come scegliere? Usiamo la matrice di Covey, dal nome del formatore americano che mise a punto questo sistema. Per ogni azione che vorremmo fare dobbiamo porci due domande: questa attività è urgente? Questa attività è importante? Dalle risposte emergono quattro possibilità: solo ciò che è urgente e importante andrà fatto subito, senza procrastinare. Ciò che è importante ma non urgente dovrà essere pianificato e dunque posticipato mentre ciò che non è importante e nemmeno urgente potrà tranquillamente essere stralciato dal nostro elenco mentale delle cose da fare. Infine ciò che è urgente ma non importante possiamo tranquillamente farlo fare a qualcuno per noi.

4. Accettiamo il fallimento

Non dobbiamo essere ossessivi nel rispettare tutte le attività da fare: occorre essere coscienti che potremmo anche non farcela a fare tutto perché magari un giorno saremo stanchi oppure perché potremmo essere interrotti. Burkeman parla di “fallimento strategico”: «Il grande beneficio di definire in anticipo intere aree di vita in cui non ci aspettiamo di raggiungere l’eccellenza è che ci permette di concentrare tempo ed energia in modo più efficace». Inoltre un fallimento programmato non ci farà sentire tropo delusi.

5. Rilassiamoci!

Pretendere troppo da noi fa male: ogni tanto serve anche oziare, per essere più produttivi. Una ricerca pubblicata sul Journal of Social and Clinical Psychology, condotta da Richard Ryan dell’Università di Rochester (Usa) e basata sulla rilevazione dei cambi di umore di una serie di lavoratori, spiegava ad esempio perché il fine settimana migliora il nostro benessere fisico e mentale: poter disporre di tempo libero dedicato a noi stessi e ai nostri bisogni, e senza troppi programmi, ci rende più sereni e capaci di affrontare al meglio gli impegni della settimana.

L’articolo completo su Airone, luglio 2022